Pe tine ce te ajută să delegi?

Te-ai întrebat vreodată ce te ajută să delegi? Sau dacă știi să faci acest lucru pentru a evita supraaglomerarea la muncă? Am pregătit un mic studiu de caz pentru tine și recomandări care te vor ajuta să înțelegi mai bine ce presupune procesul de delegare.

Alexandra este managerul de resurse umane al unei companii multinaționale cu 100 de angajaţi. Conduce un departament format din două persoane: un Generalist Resurse Umane angajat cu normă întreagă şi o altă persoană care întocmeşte rapoartele departamentului, angajată cu timp parţial de lucru.

De curând, Alexandra a angajat o a treia persoană pentru a se ocupa de Recrutare.

Corina, managerul unui alt departament, o întreabă pe Alexandra cum se simte acum că are în echipă trei persoane. In ciuda așteptărilor noastre, Alexandra se declară și mai ocupată: ,,Am și mai mult de lucru decât aveam înainte pentru că acum trebuie s-o ajut și pe persoana nouă se se integreze.”

Ce ar putea-o ajuta pe Alexandra să nu mai fie atât de ocupată?

Ce faci când ești supraîncărcat deja și când, după mai multe negocieri cu managementul, obții acel ajutor dorit: un nou coleg?

Apoi constați că noul coleg se află la un nivel de pregătire sub ceea ce te-ar ajuta într-un termen scurt de timp să duci la îndeplinire proiectele echipei într-un mod eficient. În plus, acest lucru s-ar putea să afecteze performanța echipei.

Uite câteva acțiuni posibile:

• Soliciți ca partea de training elementar să fie făcută de o persoană care are experiență în echipa ta, ulterior soliciţi feedback de la ambele persoane. Apoi stabileşti etapele următoare ale procesului de integrare pe baza identificării talentelor deţinute de persoana nou angajată şi de ritmul cu care îşi îndeplineşte singură responsabilităţile.
• Cel mai important aspect este să treci de la planul emoțional, de tipul ,,Deja aveam foarte multe, acum mai e ceva”, la cel raţional, real. Realitatea este limitativă, ceea ce poate fi trăit ca fiind frustrant în planul îndeplinirii dorinţelor, dar această limitare este benefică în cazul angoaselor. Temerile pe care le avem în minte se dovedesc a fi în realitate provocări care, gestionate optim, pot duce la soluţii inedite.
• Comunici cu managerul tău despre tot procesul, astfel ca în cazul repetării situaţiei pe viitor să ştiţi ce vă asumaţi fiecare parte. Economia financiară nefiind singura economie ce poate fi făcută. Poate fi gândită o variantă care să economisească mai degrabă timpul atingerii anumitor rezultate cu impact pozitiv în business.
• Îţi iei scurte pauze pentru a reflecta la modul cum decurge procesul delegării: pentru tine, pentru persoana căreia i-ai delegat, pentru colegii implicaţi în proces şi pentru echipă. Ar putea deveni o modalitate de dezvoltare a echipei implicarea tuturor în integrarea unui coleg nou.

Înainte de orice, ia-ți puțin timp și reflectă: iată câteva întrebări și răspunsuri care să-ți dea de gândit.

Îţi este dificil să delegi pentru că îți e teamă de eșec, de greșeli, de faptul că persoana care învață ar putea deveni la un moment dat concurent?

Greşelile pot deveni profesori excelenţi. Cu condiţiile ca aria în care poate greşi o persoană nouă să fie limitată. Iar reflectarea asupra căilor alternative de acţiune să fie o etapă parcursă împreună.

Există o relație de încredere cu șeful tău direct?

Încrederea, ca şi anxietatea, sunt contagioase. Avem nevoie să primim încredere ca să o putem dărui celorlalţi.

Verificarea înseamnă lipsa încrederii?

Fixarea etapelor intermediare, a standardelor de calitate și verificarea îndeplinirii lor nu înseamnă lipsa încrederii. Ci conştientizarea faptului că e nevoie de însoţire în procesul delegării.

Cum îţi dai seama că poţi delega sarcini mai complexe?

Observând modul cum au fost îndeplinit sarcinile mai simple. Și apoi luând feedback de la beneficiarii activităţilor, ţinând cont de dorinţa persoanei respective de a trece la următorul nivel.

Ce rol are feedback-ul în delegare?

Lucrul în echipă din perspectiva feedbackului este esențial, atât pentru angajat cât şi pentru manager.

Putem gestiona starea de vulnerabilitate de a încerca ceva nou dacă simţim că suntem valoroşi. Dacă aducem o contribuţie la munca în echipă, dacă contăm pentru cineva ca profesionişti.

Există delegare fără acordul persoanei căreia i se deleagă?

Curs pentru dezvoltarea echipei tale

Inteligență Socială și Emoțională pentru Manageri

Vezi Detalii

Cred că există o altă denumire pentru această situaţie, cea de dominare şi supunere, caz în care reciprocitatea este anulată. Iar încrederea este mult diminuată.

Ce rol are modul în care mi-au fost delegate sarcinile?

Unul foarte mare, delegarea se învaţă pe parcursul mai multor ani. Într-o primă fază, contează dacă atunci când ni s-au delegat responsabilităţi, noi am fost implicaţi ca parte activă a procesului.

Acesta este un bun început pentru a delega optim în rolul de manager. E o construcţie în timp care necesită atât încredere, cât şi fermitate pentru toate cele trei părţi implicate: manager, angajat, echipă.

În concluzie, delegarea este un proces ce necesită antrenament și disponibilitatea de a dărui însoțire și repere, iar pentru persoana căreia i se delegă disponibilitatea de a învăța din propriile greșeli și de a-și ajusta așteptările în funcție de progresele obținute pe parcurs.